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by Clara António

Dias com 34 horas? A tirania do urgente! Como trabalhar de modo mais eficiente?

Quem não desejou já que os dias tivessem trinta e quatro horas?  Talvez essas horas suplementares - essas 10 horas diminuíssem a terrível pressão em que vivemos diariamente... Talvez essas horas a mais evitassem que deixássemos atrás de nós uma montanha de atividades inacabadas: os emails que não respondemos, o cliente que não atendemos, o relatório que não foi completado, os amigos que acabámos por não visitar, os artigos que não escrevemos e os livros que não lemos ...

Será que um dia de trinta e quatro horas resolveria, na verdade, o nosso problema? Não ficaríamos tão frustrados como no dia de vinte e quatro horas? Não será verdade que o dia de uma mãe, tal como o do gestor, o do estudante, o do professor ou de outra qualquer pessoa, nunca está terminado?

Quando refletimos sobre este assunto, facilmente tomamos consciência que o nosso dilema é mais profundo do que a falta de tempo: é fundamentalmente um problema de prioridades e de urgências que nós estabelecemos, muitas vezes, de uma forma inadequada, ou ... que não estabelecemos.

Trabalhar muito não nos preocupa pois sabemos bem o que é "dar o máximo" durante muitas horas nas empresas, e também sabemos que a fadiga daí resultante é compensada pela satisfação do dever cumprido. Não é o trabalho, pois, que nos atormenta, mas sim a dúvida e a hesitação que nos angustiam quando passamos em revista o dia de trabalho, do mês e do ano e constatamos o muito que ficou por realizar.

É, pois, o amontoamento de atividades inacabadas ou mesmo não realizadas que nos oprime.

Além disso, facilmente nos damos conta que "não fizemos o que deveríamos ter feito e que fizemos o que não deveríamos ter feito".

Há vários anos, um gestor muito experiente disse-me: "O maior perigo que nos ameaça consiste em permitir aos assuntos urgentes avançarem sobre os que são importantes". Não se deu conta a que ponto a sua máxima tinha sido importante e acertado na muche. Ela vem muitas vezes culpabilizar-me, fazendo ressaltar o problema crucial das prioridades.

Vivemos numa tensão constante entre o urgente e o importante.  Somos dominados por uma ansiedade permanente em que a tarefa urgente exige de nós uma ação imediata - são os pedidos sem fim, é a pressão de cada hora e de cada dia - e as atividades que são realmente importantes, essas raramente são completadas no dia ou na semana certa.

Mesmo em casa não estamos numa torre de marfim, estamos mais ao abrigo das tarefas urgentes, no entanto, o telefone viola o muro das suas exigências imperiosas.

Os pedidos insistentes que em cada momento nos afastam do nosso caminho parecem-nos irresistíveis e importantes, mas ... eles devoram as nossas energias embora saibamos, por experiência que, com o decorrer do tempo, a sua importância enganadora desaparece, e então é com uma sensação de falha que nós reconhecemos as tarefas essenciais que deixámos de lado.  Tomamos, então, consciência que acabámos por ser escravos da tirania do tempo.

O ex-presidente dos EUA Dwight D. Eisenhower terá dito: «As decisões mais urgentes raramente são as mais importantes.» Era considerado um mestre em gestão de tempo, isto é, tinha a capacidade de fazer as coisas como e quando precisavam de ser feitas. Com o método de Eisenhower irá aprender a distinguir entre o que é importante e o que e urgente.

Seja qual for a tarefa em cima da sua secretária, comece por decompô-la segundo o método de Eisenhower (veja o modelo) e depois decida como avançar. Muitas vezes concentramo-nos demasiado no campo «urgente» e «importante», nas coisas que têm de ser resolvidos de imediato. Pergunte a si mesmo: quando irei tratar das coisas importantes mas que não são urgentes? Quando terei tempo para tratar das tarefas importantes antes que se tornem urgentes? Este é o campo das decisões estratégicas e de longo prazo.

Há um outro método para organizar melhor o seu tempo atribuído ao multimilionário Warren Buffett. Faça uma lista de tudo o que quer fazer hoje. Comece pela tarefa no topo da lista e só avance para outra depois de terminá-la. Quando completar uma tarefa, risque-a.

Mais vale tarde do que nunca. Mas o melhor é nunca ser tarde.

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Clara António é Senior Consultant na IBC.

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